Florian Bucă, Freya: „Digitalizarea bine făcută aduce control, economie de timp și o capacitate mai bună de creștere”

15 apr. Florian Bucă, Freya: „Digitalizarea bine făcută aduce control, economie de timp și o capacitate mai bună de creștere”

Într-un moment în care viteza de reacție, controlul operațional și exactitatea datelor devin tot mai importante, digitalizarea nu mai este doar un avantaj competitiv, ci o condiție de funcționare eficientă și supraviețuire.

Freya, brand fondat în 2006 de antreprenorul Iulian Popescu, este unul dintre jucătorii care au construit în timp soluții digitale adaptate realităților din HoReCa și Retail, mizând pe integrare, flexibilitate și utilitate practică.

De-a lungul anilor, compania a crescut constant, iar FreyaPOS a devenit produsul de referință dezvoltat inițial în cadrul Soft Tehnica. În 2018, conducerea a fost preluată de Florian Bucă, iar din 2023, Freya s-a desprins de compania-mamă și a devenit o companie independentă.

Am stat de vorbă cu Florian pentru a afla mai multe amănunte despre evoluția Freya și modul în care este gândit întregul ecosistem software, dar și despre locul pe care îl ocupă digitalizarea în dezvoltarea afacerilor din HoReCa.

Cum poate fi definit Freya și cum este structurat ca arhitectură a software-ului?
Freya poate fi definit ca un ecosistem software integrat pentru HoReCa și Retail, construit în jurul ideii de control operațional, eficiență și vizibilitate în business. Principalul nostru diferențiator este faptul că nu vorbim despre o aplicație izolată, ci despre o suită de soluții care lucrează împreună și care acoperă procese esențiale dintr-o afacere: vânzare, operare, plată, raportare, loializare și interacțiunea cu clientul final.

Arhitectura Freya este gândită modular, astfel încât fiecare client să poată implementa exact componentele de care are nevoie și să le extindă ulterior. În acest ecosistem intră soluții precum FreyaPOS, FreyaPAY, Freya Loyalty, Freya SelfOrder, Freya Menu, iar în curând și FreyaPass, un produs nou dedicat evenimentelor și parcurilor tematice. Avantajul major este integrarea: datele circulă unitar, procesele sunt mai coerente, plățile devin parte naturală din experiență, iar managerii pot lua decizii mai rapide și mai bine fundamentate.

Direcția noastră este foarte clară: centralizarea datelor, integrarea cât mai firească a plăților și construirea unei experiențe mai bune atât pentru operator, cât și pentru clientul final. Credem mult în ideea de a aduce capabilități de tip enterprise într-o formulă practică și accesibilă pentru piața locală.

Ce domenii acoperiți și câți clienți aveți în prezent?
Acoperim întregul spectru al industriei: restaurante, cafenele, baruri, fast-food-uri, hoteluri, lanțuri de locații și alte businessuri care au nevoie de un control mai bun asupra operațiunilor și vânzărilor.

Portofoliul nostru include atât afaceri independente, cât și operatori cu mai multe locații, care au nevoie de standardizare, vizibilitate centralizată și instrumente clare de management. În prezent, compania are în jur de 1.300 de clienți unici, care operează peste 2.500 de locații HoReCa și Retail, cărora le oferim suport tehnic non-stop. Implementarea o facem fie la fața locului, fie de la distanță, în funcție de locație și de nevoile fiecăruia.

Digitalizarea este un subiect tot mai prezent în HoReCa, dar nu întotdeauna clar definit. Ce înseamnă, concret, digitalizare pentru un restaurant, hotel sau cafenea?
Pentru noi, digitalizarea înseamnă transformarea activităților zilnice într-un sistem de lucru mai clar, mai rapid și mai controlabil. Nu este doar despre a înlocui hârtia cu un ecran, ci despre a conecta procesele esențiale din business: comanda, vânzarea, stocurile, plățile, rapoartele, relația cu clientul și analiza performanței.

Concret, pentru un proprietar sau manager, digitalizarea înseamnă să poată vedea în timp real ce se întâmplă în locație, să identifice rapid pierderile, să urmărească productivitatea, să înțeleagă ce produse performează, ce intervale orare sunt mai profitabile și unde există blocaje operaționale. Înseamnă mai puține decizii luate intuitiv și mai multe decizii bazate pe date. În final, digitalizarea bine făcută aduce control, economie de timp și o capacitate mai bună de creștere.

Care sunt cele mai frecvente greșeli pe care le fac operatorii atunci când aleg sau implementează un sistem digital?
Una dintre cele mai frecvente greșeli este alegerea unei soluții doar pe criteriul prețului, fără o analiză clară a nevoilor operaționale. Un sistem aparent mai ieftin poate genera ulterior costuri mari prin limitări, lipsa integrărilor sau dificultăți în utilizare.

O altă greșeală este implementarea fără o mapare reală a fluxurilor din business. Tehnologia nu poate compensa lipsa proceselor clare. De asemenea, mulți operatori subestimează importanța trainingului pentru echipă și a suportului post-implementare.

Nu în ultimul rând, apare des tendința de a cumpăra mai multe aplicații disparate, care nu comunică între ele, în locul unui ecosistem coerent. Asta duce la fragmentare, dublă operare și lipsă de vizibilitate.

Ce cerințe specifice vin din partea clienților? Ce funcționalități noi vă solicită?
Clienții cer astăzi, în primul rând, soluții care reduc timpul de lucru și cresc controlul. Există interes tot mai mare pentru automatizare, raportare mai bună, integrarea plăților, instrumente de loializare, soluții self-service și funcționalități care simplifică relația cu clientul final.

Vedem cereri tot mai clare pentru aplicații precum self-order, QR ordering, integrarea cu livratori, centralizarea managementului pentru operatorii multi-location, dashboard-uri de performanță, integrare cu contabilitatea și sisteme de plată cât mai fluide.

O parte importantă din evoluția produselor noastre a venit exact din dialogul direct cu piața. Am dezvoltat și rafinat module și funcționalități pornind de la provocările concrete ale clienților, pentru că în HoReCa relevanța practică este esențială.

În același timp, am fost mereu deschiși către integrări care chiar le fac viața mai ușoară companiilor. Așa am ajuns să fim prima companie din România care a integrat Uber și Bolt Food, iar ulterior au urmat și ceilalți livratori. În aceeași logică, am integrat rapid și funcționalități necesare pieței locale, precum e-Factura și e-Transport.

În perioada următoare extindem portofoliul cu FreyaPass, un produs destinat evenimentelor și parcurilor tematice, care va permite accesul pe bază de brățări, plăți integrate cu brățările și o aplicație mobilă dedicată.

În ce măsură digitalizarea ajută la luarea deciziilor de business? Ce tip de date devin relevante pentru un antreprenor HoReCa în contextul actual?
Digitalizarea ajută foarte mult, pentru că oferă acces la date care pot transforma modul în care este condusă afacerea. Într-un context în care costurile au crescut, iar consumatorul este mai atent, antreprenorii nu își mai permit să lucreze doar din experiență sau intuiție.

Datele relevante sunt cele care arată clar profitabilitatea și eficiența: vânzări pe intervale orare, produse cu marjă bună versus produse cu rulaj mare, dar profit redus, evoluția bonului mediu, performanța pe locații, pierderile din stoc, productivitatea echipei, frecvența de revenire a clienților și eficiența campaniilor comerciale. Cu aceste informații, managerii pot ajusta meniul, programul echipei, promoțiile, politica de preț și prioritățile de investiție.

Noi credem că următorul pas important este trecerea de la raportare la predicție. De aceea ne uităm la module care să poată ajuta în forecast-ul vânzărilor și în aprovizionare, ținând cont nu doar de istoricul intern, ci și de factori externi precum vremea, gradul de ocupare al orașului, evenimentele specifice și tendințele economice locale sau globale.

Ce tendințe observați în Europa în zona digitalizării HoReCa și ce începe să fie vizibil și în România?
La nivel european, observăm o orientare tot mai puternică spre ecosisteme integrate, automatizare și folosirea datelor pentru optimizare operațională. Crește interesul pentru self-order, plăți digitale, loializare personalizată, centralizarea operațiunilor în rețele cu mai multe locații și conectarea tuturor punctelor de contact cu clientul într-o experiență cât mai fluidă.

În România, aceste tendințe devin tot mai vizibile. Operatorii nu mai caută doar o casă de marcat modernă, ci soluții care le oferă control asupra întregii afaceri. Există o maturizare clară a pieței: cresc cerințele privind raportarea, integrarea, mobilitatea și simplitatea în utilizare. În același timp, implementarea locală, suportul rapid și adaptarea la specificul pieței românești rămân extrem de importante.

Cum vedeți evoluția soluțiilor software în următorii ani – vorbim mai mult despre automatizare, integrarea datelor existente sau inteligență artificială?
Credem că evoluția va merge în toate aceste direcții, dar baza rămâne integrarea corectă a datelor și automatizarea proceselor repetitive. Fără date curate și fluxuri bine conectate, nici automatizarea, nici inteligența artificială nu pot produce valoare reală.

În anii următori vom vedea tot mai multă automatizare în operare, în raportare, în gestiunea comenzilor și în interacțiunea cu clientul. Inteligența artificială va deveni relevantă mai ales în zona de analiză, predicție și recomandări, însă utilitatea ei va depinde de calitatea infrastructurii digitale deja existente. Din perspectiva noastră, soluțiile software de viitor trebuie să fie nu doar mai inteligente, ci și mai simple, mai integrate și mai utile în viața de zi cu zi a operatorului.

Direcția noastră este una foarte clară: construim în jurul datelor centralizate, pentru că ele vor susține natural următoarea etapă de evoluție, cea în care analiza avansată și AI-ul pot aduce valoare reală și aplicată.

Pentru un antreprenor HoReCa care nu a investit încă în digitalizare, care ar fi primii pași concreți pe care ar trebui să îi facă?
Primul pas este să își clarifice foarte bine unde are cele mai mari pierderi sau blocaje: la vânzare, în stocuri, în controlul operațional, în raportare sau în relația cu clientul. Digitalizarea nu trebuie începută generic, ci pornind de la probleme reale.

Al doilea pas este alegerea unei fundații solide, de regulă un sistem central care poate organiza vânzarea și operațiunile și care permite extindere ulterioară. Apoi urmează implementarea etapizată, trainingul echipei și definirea unor indicatori clari de succes. Recomandarea noastră este să nu privească digitalizarea ca pe un cost IT, ci ca pe o investiție în eficiență, control și scalabilitate.

Noi am crezut mereu într-o idee foarte simplă: tehnologia trebuie să simplifice, nu să complice. Până la urmă, exact asta a stat și în spatele mesajelor noastre de-a lungul timpului: facem viața mai simplă antreprenorilor din România.

Ca membri ai organizației HORA, cum vedeți impactul acestei asociații asupra industriei HoReCa?
Considerăm că HORA are un rol important în consolidarea și reprezentarea industriei HoReCa din România. Într-un sector atât de dinamic și provocator, este esențial să existe o voce comună, capabilă să susțină interesele operatorilor, să creeze dialog cu autoritățile și să contribuie la profesionalizarea pieței.

Impactul unei astfel de organizații este important nu doar în momente dificile, ci și în dezvoltarea pe termen lung a industriei, prin schimb de bune practici, educație, inițiative relevante și conectarea actorilor din ecosistem.

Ce rol considerați că poate avea această organizație și comunitatea pe care o reprezintă în dezvoltarea industriei?
O organizație precum HORA poate avea un rol esențial în maturizarea industriei HoReCa din România. Poate contribui la creșterea standardelor profesionale, la promovarea colaborării între jucători, la susținerea dialogului între operatori, furnizori și autorități și la accelerarea adoptării unor practici moderne de management și digitalizare.

În același timp, comunitatea HORA poate deveni un spațiu valoros de schimb de experiență și de validare a unor direcții importante pentru industrie. Atunci când actorii relevanți sunt conectați, informați și reprezentați, întreaga piață are de câștigat: devine mai profesionistă, mai competitivă și mai bine pregătită pentru viitor.